Подготовка к аудиту DOT

 

Подготовка к аудиту DOT: контрольный список

Аудит Федерального управления регулирования коммерческих автоперевозок (DOT) является важным этапом для любой транспортной компании США. Чтобы успешно его пройти, важно тщательно подготовиться. Давайте рассмотрим ключевые моменты.

Документы на транспортные средства

Проверьте наличие регистрационных документов, диагностических карт, записей о прохождении техосмотра для каждой единицы транспорта. Убедитесь, что страховые полисы действительны.

Документы на водителей

Соберите документы, подтверждающие квалификацию и медицинскую пригодность каждого водителя: водительские права, медсправки, свидетельства о прохождении нужных тренингов.

Учет рабочего времени

Проверьте правильность записей о рабочем времени водителей за последние 6 месяцев. Устраните любые неточности в учете часов работы и отдыха.

Процедуры безопасности

Убедитесь, что у компании в наличии письменные политики и инструкции по обеспечению безопасности перевозок и соблюдению правил FMCSA. Персонал должен быть ознакомлен с ними.

Программа тестирования

Подтвердите свое участие в программе обязательного тестирования водителей на алкоголь и наркотики. Проверьте актуальность записей о прохождении тестов.

Журналы проверок

Важно вести журналы ежедневных проверок транспорта и записи о прохождении техобслуживания. Это поможет доказать исправность машин.

Придерживаясь этого контрольного списка и подготовив все требуемые материалы заранее, вы значительно повысите свои шансы успешно пройти аудит DOT. Это критически важно для получения и сохранения операционного допуска вашей компании.

Квалификация менеджмента

Убедитесь, что управленческий персонал компании (директора, менеджеры) имеет необходимую квалификацию и опыт в грузоперевозках. Это также проверяется в ходе аудита.

Система рассмотрения жалоб

Наличие формальной процедуры для подачи и рассмотрения жалоб на безопасность от водителей и третьих лиц. Документируйте действия по реагированию на поступившие жалобы.

Проверки подрядчиков

Если привлекаете сторонних подрядчиков для перевозок, проводите проверку их допусков, страховок, квалификации водителей. Соблюдайте требования FMCSA к подрядчикам.

Соблюдение прочих норм

Помимо FMCSA соблюдайте нормы других регулирующих органов: EPA, OSHA, DOT. Имейте всю необходимую документацию.

Подготовив эти аспекты, вы значительно увеличите свои шансы на успешный результат аудита безопасности DOT. Это позволит полноценно вести бизнес грузоперевозок в США.

Проведите внутренний аудит заблаговременно до проверки DOT. Это поможет выявить и устранить возможные несоответствия.

• Обеспечьте доступность ответственных сотрудников во время аудита для оперативного предоставления документов и разъяснений.
• Поддерживайте чистоту и порядок в офисе и на территории стоянки транспорта. Это производит хорошее впечатление.
• Подготовьте электронные и печатные версии всех документов, чтобы предоставить в удобном для проверяющего виде.
• Заранее подготовьте ответы на возможные вопросы аудитора по соблюдению правил FMCSA.
• Организуйте скорейшее устранение любых несоответствий, выявленных в ходе аудита, для повторной проверки.
• После аудита проведите анализ результатов и скорректируйте процессы для улучшения показателей в будущем.

Эти меры помогут максимально эффективно подготовиться и пройти проверку DOT, подтвердив соответствие вашей компании стандартам безопасности.